A saga do Planejamento Orçamentário

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Mais um fim de ano se aproxima e as empresas que ainda não fizeram começam a preparar mais uma temporada da série Planejamento Orçamentário. Em alguns casos só de ouvir esta expressão, gestores e analistas se escondem embaixo da mesa pensando nas noites que virão e nos cortes orçamentários, que espremem até o último centavo.

O cenário econômico mundial faz com que cada vez mais as empresas procuram detalhar o máximo possível seu orçamento, isso significa desdobrar o planejamento; em muitas vezes; por cliente e material, o que resulta em um volume enorme de dados e é nesse momento que os gestores de TI começam a perder o sono. 

Nos casos onde o orçamento é feito em planilhas eletrônicas o problema começa quando elas começam a travar, os links se perdem ou nos notebooks já não suportam mais as milhares de linhas destes “monstrinhos”. Já nos casos onde existem sistemas para a preparação do orçamento a insônia começa mais cedo, logo no início do ano começa a busca por consultorias que aprimorem os sistemas e por melhorias em infraestrutura ou até mesmo uma revolução completa no parque tecnológico, como as que vêm acontecendo cada vez mais com a adoção das soluções em cloud.

Certa vez ouvi de um de meus mentores, “só há uma certeza no planejamento orçamentário, vamos errar!” Quando digo isso em minhas reuniões de levantamento vejo os participantes torcendo o nariz, mas é a mais plena verdade e as revisões orçamentárias mostram isso, o real nunca é igual ao planejado e isso não é um problema, desde que as distorções não sejam absurdas.

Entretanto, 2020 está aí para mostrar que estas distorções drásticas por vezes acontecem e podem ser terrivelmente destruidoras como podem ser uma grata surpresa. Muitas empresas tiveram desempenho muito abaixo do esperado, mas algumas viram suas receitas aumentarem e mudarem de comportamento entre os canais de vendas.

Tá, mas como pandemia, divergências entre real e orçado, volumetria de dados e noites de sono perdidas se conectam?

Recentemente passamos por uma revolução tecnológica chamada computação em nuvem, e o que isso quer dizer? Isso quer dizer que não precisamos mais nos preocupar com o crescimento do banco de dados, com a capacidade do servidor de aplicação, com o plug-in do Excel que parou de funcionar e principalmente que o sistema não consegue processar esse volume de dados. Não como costumávamos nos preocupar antes, a preocupação ainda existe, mas ela é muito mais fácil de se resolver.

Por muitos anos a SAP liderou o mercado de planejamento Orçamentário com SAP BPC, uma ferramenta extremamente poderosa, mas que ficava muito aquém no quesito desempenho quando exigimos dela um nível muito detalhado de informação, isso porque além de usar uma tecnologia antiga para os dias de hoje se apoiava em planilhas eletrônicas que dependiam muito do poder de fogo do computador do usuário e também não fornecia dashboards para acelerar a tomada de decisões do usuário.

Já há alguns anos a SAP lançou o SAC – SAP Analytics Cloud – que tem funcionalidades de analytics e planning muito bem integradas e funcionais, mas não é só isso, ela ainda conta com um pilar de análise preditiva que faz com que a vida se torne muito mais fácil.

Esta ferramenta têm muitas vantagens quando comparada com o antigo BPC e com seus principais concorrentes de mercado, começando pelo fato de ela estar na nuvem, isso significa que temos todo o time de desenvolvimento da SAP trabalhando para que a ferramenta mantenha-se estável e atualizada com os principais requisitos do mercado mundial, desta forma as atualizações são disponibilizadas em períodos pré-estabelecidos e o cliente não precisa de nenhum projeto para que ela seja disponibilizada, ou seja, é o fim dos projetos de upgrade.

Outra grande vantagem é que ela é totalmente acessível via Browser, ou seja, não é necessário nenhum plug-in ou nenhum notebook poderoso, ela pode ser acessada inclusive de dispositivos móveis. Mas, se você é daqueles que não larga o bom e velho Excel, ainda existe o plug-in, no entanto, ele não dará a mesma experiência que você terá no browser, aliás já adianto, ela é bem limitada.

Ainda falando de vantagens, a inclusão da análise preditiva na ferramenta trouxe um salto enorme para o planejamento, agora, quanto mais informações e mais dados forem inseridos na ferramenta maior será a precisão dela em “prever o futuro” e esta previsão poderá ser gravada como uma das versões de planejamento.

Por falar em versões de planejamento, estas ficaram muito mais amigáveis no SAC Planning, estas nascem como privadas, os dados são exclusivos do usuário, só passam a ser corporativos quando publicados, isso permite um controle muito maior por parte da equipe e evita conflitos de versões, as versões públicas permitem uma colaboração nunca antes vista, fazendo com que a interação entre os membros do time seja muito mais fluída, o que torna a ferramenta mais atrativa, especialmente em tempos de home office.

Enfim, o SAC planning não só é uma realidade, como também é uma ferramenta que fica melhor a cada dia, quando comparada a seu antecessor é um salto de qualidade enorme, especialmente quando comparamos com a versão clássica do BPC. Porém, se você já tem o BPC instalado em sua empresa e não pensa em fazer outro projeto longo e cansativo neste momento, saiba que o SAC planning possui uma integração nativa com o BPC, então você pode fazer este projeto aos poucos, atualizando sua tecnologia ou melhorando processos que não estão tão aderentes no modelo atual.

Nas próximas edições deste blog iremos explorar bastante integração entre os departamentos e como o orçamento descentralizado pode ajudar a melhorar e muito a acuracidade dos números, permitindo que o orçamento da empresa tenha a cara do departamento e seja muito mais aderente com a realidade de cada setor.

Se precisar de ajuda, não deixe de entrar em contato 🙂

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